منصة مكتبي لإدارة المكاتب التنفيذية

مكتبي مساعدك الإفتراضي لإدارة واتمتة كافة اجراءات وأعمال مكتبك

تبسيط عملية الاجتماع بأكمله

إدارة الاجتماعات

تنظيم وتنسيق الاجتماعات بطريقة فعالة ومنظمة. يمكن لمنصة مكتبي أن تساعدك في إدارة الاجتماعات بسهولة وتنظيمها وإدارتها إلكترونيًا. بفضل ميزاتها المتقدمة، يمكنك الاستفادة من العديد من الوظائف المفيدة لإدارة الاجتماعات, باستخدام منصة مكتبي، يمكنك إنشاء جداول الاجتماعات وتحديد المواعيد المناسبة ودعوة المشاركين بسهولة. يمكنك أيضًا إضافة تفاصيل الاجتماع والموضوعات المطروحة والأهداف المحددة. كما يمكنك تحديد مدة الاجتماع وتعيين المشاركين وإرسال دعوات وتذكيرات لهم.

إدارة الأجندات

تقدم منصة مكتبي العديد من المزايا والوظائف التي تساعدك في إدارة جدول الأجندات وتطوير مسودات الأجندات ومراجعتها إلكترونيًا. يمكنك إنشاء جداول مفصلة للمهام والاجتماعات وتعيين المواعيد والتذكيرات. بفضل الواجهة البديهية وسهولة الاستخدام، يمكنك تحديث الجداول وتعديلها بسهولة وفقًا لتغيرات الأعمال. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استخدام المنصة لتطوير مسودات الأجندات ومشاركتها مع أعضاء الفريق. يمكنك إنشاء قوالب للأجندات المتكررة وتخزينها لاستخدامها في المستقبل، مما يوفر الوقت والجهد في إعداد الأجندات من الصفر في كل مرة.

إدارة القرارات والمهام

منصة مكتبي توفر نظام إدارة القرارات والمهام الذي يهدف إلى متابعة تنفيذ القرارات والمهام وقياس معدل تحقيقها وفقًا للأهداف والخطط الاستراتيجية للمكاتب التنفيذية. تساعد هذه المنصة في تحسين إدارة العمل وزيادة الكفاءة وتتبع التقدم في تنفيذ الأهداف المحددة,تعمل منصة مكتبي عن طريق توفير واجهة مرئية وسهلة الاستخدام حيث يمكن للمديرين والموظفين إدخال القرارات والمهام المحددة وتعيين المسؤوليات والمواعيد النهائية لتنفيذها. يمكن أن تقدم المنصة تنبيهات وتذكيرات للمستخدمين بالمهام القادمة والمهام المتأخرة.

تنسيق جدول الأعمال

منصة مكتبي توفر تنسيقًا متقدمًا لجدول الأعمال، حيث يمكن عرض الاجتماعات بشكل يومي وأسبوعي وشهري، بالإضافة إلى عرض الاجتماعات التي تعقد في الوقت الفعلي.باستخدام واجهة المستخدم في نظام مكتبى ، يمكن للمشرفين والأعضاء الاطلاع على جدول الأعمال اليومي الخاص بهم ورؤية المهام المقررة والاجتماعات المحددة في كل يوم, يتيح العرض الأسبوعي إمكانية الاطلاع على جميع الاجتماعات والأحداث المقررة للأسبوع الحالي. أما بالنسبة للعرض الشهري، فإنه يعرض نظرة عامة على الاجتماعات والأحداث التي تم جدولتها على مدار الشهر.

تدوين الملاحظات

تدوين الملاحظات قبل وأثناء وبعد جدول الاجتماع الفعلي يعتبر جزءًا مهمًا من عملية إدارة الاجتماعات. تساعدك منصة مكتبي في تدوين الملاحظات وتحريرها بسهولة وفعالية في جدول الاجتماع. منصة مكتبي توفر واجهة مستخدم سهلة الاستخدام وأدوات تحرير قوية لتدوين الملاحظات وتنسيقها بشكل مرتب ومنظم. يمكنك تنظيم الملاحظات حسب الموضوعات أو الجلسات أو الأعضاء المشاركين، والوصول إليها بسهولة في وقت لاحق.

حفظ المحاضر

يمكن للمنظم الوصول إلى هذه المحاضر في أي وقت لاحق للاطلاع عليها أو إرسالها للمشاركين أو استعراضها لأغراض المراجعة أو الموافقة. يعمل تنظيم وحفظ المحاضر الصادرة بشكل منظم ومرتب على ضمان الوصول السهل إلى المعلومات المهمة والقرارات المتخذة في الاجتماع,كما يتيح حفظ المحاضر كمستندات مستقلة إمكانية مشاركتها مع الفريق والأعضاء ذوي الصلة، مما يعزز التواصل والتعاون في سياق الاجتماعات. باستخدام منصة مكتبي، يمكن للمنظم الاستفادة من وظائف تحرير المستندات وحفظها ومشاركتها بسهولة، مما يساهم في إدارة الاجتماعات بشكل مركزي وفعال.

التوقيع الإلكتروني

التوقيع الإلكتروني وسيلة فعالة لتوقيع أوراق الحضور أو اعتماد المحاضر أو وثائق القرار بشكل رقمي وآمن. باستخدام منصة مكتبي، يمكنك الاستفادة من خدمات التوقيع الإلكتروني لإدارة هذه العمليات بسهولة وفعالية, عندما يتعلق الأمر بأوراق الحضور، يمكن للمشاركين في الاجتماع استخدام التوقيع الإلكتروني للتأكيد على حضورهم وتوقيع الوثيقة ذات الصلة. يتم تطبيق آليات الأمان والتشفير لضمان سلامة وموثوقية التوقيع الإلكتروني.

إدارة المهام

تنظيم وتتبع المهام والأعمال المختلفة في سياق العمل. من خلال منصة مكتبي، يمكنك الاستفادة من مجموعة من الأدوات لإدارة المهام بسهولة وفعالية. من خلال استخدام منصة مكتبي لإدارة المهام، يمكنك تنظيم المهام الخاصة بك بطريقة فعالة ومركزية، وتحقيق التنسيق والتواصل الجيد مع الفريق والمشاركين المعنيين. يمكنك العمل بشكل منظم وفعال وتتبع تقدم المهام وضمان تنفيذها بنجاح.

التعليقات على المهام

منصة مكتبي تمكنك من إنشاء مهام عامة أو خاصة وتعليق عليها سلسلة من التعليقات. يمكنك إضافة التعليقات والملاحظات على المهام لتبادل الأفكار والمعلومات مع الفريق. يتيح لك هذا النهج التعاوني تنظيم الأفكار والمناقشات في سياق المهمة وتوثيقها للرجوع إليها في وقت لاحق.

تعيين الإجراءات

منصة مكتبي تمكنك من تعيين الإجراءات والمهام لأي شخص داخل النظام أو خارجه. تُمكنك من تحديد المهام والمسؤوليات وتعيينها للأفراد المناسبين. يمكنك أيضًا تعيين المهام للفرق أو الجماعات المعنية. بفضل هذه الميزة، يمكنك تنظيم وتنسيق سير العمل وتوزيع المسؤوليات بشكل فعال، سواء داخل المنظمة أو مع الشركاء الخارجيين.

متابعة المهام

منصة مكتبي تمكنك من متابعة المهام وإجراء التعديلات اللازمة عليها. يمكنك تعديل وصف المهمة بما يتناسب مع تطوراتها وتغيرات الظروف. يمكنك أيضًا تعيين المسؤول عن المهمة وتحديد تاريخ استحقاقها وتحديد أهميتها بناءً على أولويات العمل , من خلال تحديد المسؤوليات وتاريخ الاستحقاق وأهمية المهام، يمكنك متابعة تقدم المهام وضمان تنفيذها في الوقت المحدد وبشكل فعال. يمكنك توثيق التغييرات والتعديلات التي تمت على المهام ومراقبتها بشكل مركزي ومنظم على منصة مكتبي.